ハイパーリンクを脚注に書き出す(Word)

印刷本ではハイパーリンクは使えない

電子書籍を印刷書籍にする場合、ハイパーリンクの処理が面倒だ。電子書籍はネットと連携しやすく、文章中の参照箇所、参考文献などをウェブ上のリンクと同じようにハイパーリンクで埋め込むことができる。しかし、印刷本ではそれは土台無理。参照箇所のURLをカッコで記入するか、脚注での出典表記に変える必要がある。リンクがたくさん入っている場合は大変な作業になる。

そこで操作記録のマクロをつくることにした。マクロを記録する際には、通常のキー操作ができない場合が多く、苦労した。試行錯誤の末、下記のような操作記録マクロができた。これで、まずURLだけを脚注に出す。その後、そのリンクに行き、逐一、著者名や記事名など適切な出典記述を付け加える(この部分はやはり手作業でやらざるを得ない)、という順序だ。

ハイパーリンク先URLを脚注にコピーするマクロ

はじめる前にまず、Altキー+F9キーを押して文書中にハイパーリンクが表示されるようにする。一般にフィールドコードが表示されるようにする操作だ。リンク部分の文字が{HYPERLINK “http……..}などの表示に置き変わる。文字が削除されたわけではない。マクロの処理が全部おわってから通常表記に戻せるのでご安心を。(マクロを実行する際も、最初にこの操作をする必要がある。)

ハイパーリンク先URLを脚注にコピーする操作登録マクロは、次のように作成する。(Word 2007の場合)

(まずは、「開発」―>「マクロの記録」に進み、キー操作をマクロに記録するプロセスを始める。マクロを例えばCtrキー+Qなど適当なキーに登録する。)

1、「検索」「ワイルドカードを使用する」で「http*”」と入力し、{….}内のリンク先URLを見つける

2、その部分が範囲指定になっているのでそのままそれをコピーする(URLがコピーされる)。

3、カーソルを右に3つ動かす。すると{…}の外に出て、脚注番号を挿入すべき場所にたどり着く。

4、「参考資料」「脚注挿入」で脚注に移動し、(コピーしていたURLを)貼り付ける。

5、バックスペースで、いっしょにコピーされているURL末の”を削除する。

6、「参考資料」「注の表示」で本文中に戻る。

(最後に、「開発」「記録終了」でマクロの記録を終わりにする。)

これで、次からはマクロを設定したキー(例えばCtrキー+Q)を押していけば、次々にURLが脚注にコピーされていくだろう。

なお、文書最後まで来たら、マクロ実行をやめる。やめないと、また最初から二重のURLコピーを始めてしまうので注意。(そうなったら、まあ「元に戻す」をやっていけば、文書最後の処理のところまで戻れる。)

すべてのリンク先の脚注コピーが終わったら、最後に再びAltキー+F9キーを押すとフィールドコードの表示が通常の文書表示に変わる。リンクのあるところに脚注番号が入り、脚注にURLがコピーされているのがわかるだろう。

このままでよければそれでよいし、文中に埋め込まれているハイパーリンクはもう必要ないというのであれば、文書全体を範囲指定して(Ctrキー+Aキー)、Ctrキー+shiftキー+F9キーを押せばすべてのリンクが消滅する(文書の文字は残る)。

安全策

上記でも大丈夫だが、私の場合、念のため上記プロセス2から始め1で終わるようにマクロを記録している。そうすると、 http…….”が範囲指定されたところでマクロが終わるので、次の処理を同じようにやってよいかどうか、人間の目で判断できる。万が一、そんな処理はしない方がいいところに来ているのであれば、カーソルを進めてそこを迂回し、次のhttp…….”を範囲指定した状態にしてからマクロを実行する。